Меню

Информационные ресурсы Магаданской области
Размер шрифта
A A A
Цвет сайта
Ц
Ц
Изображения

Хранители нашей истории

18.02.2019 17:57
56


При слове архив у людей возникают разные, порой странные ассоциации. Кто-то говорит, что это склад каких-то старых, никому не нужных бумаг, не понимая, зачем вообще создаются такие учреждения, у кого-то он ассоциируется с бабушками в платочках, которые перекладывают с полки на полку пыльные папки, некоторые считают, что это «место, где выдают справки о зарплате». Пожалуй, последнее – единственное, что имеет отношение к истине, но только частично.

Государственный архив Магаданской области – современное учреждение с широким спектром деятельности, куда охотно приходят работать представители молодого поколения. Оно является главным хранилищем ценнейших документов по истории нашего региона с 1831 года по настоящее время.

Подробнее о его работе, находящихся в нем особо ценных и секретных документах, а также о том, как изменилось учреждение за последнее время, «ВМ» рассказал директор областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Магаданской области» Максим ДОРОШ.

Как Вы считаете, для чего в целом нужны архивы?

– Архив – место, где сосредоточена информация по истории развития того или иного региона, о людях, проживающих на данной территории. Мы храним документы, которые имеют определенную историческую, общественную, политическую ценность. Архивы нужны для передачи этой информации последующим поколениям. Сегодня архивы также необходимы для предоставления информации гражданам с целью обеспечения их социальных прав.

Расскажите подробнее о работе вашего учреждения.

– В настоящее время архив – это не просто место, где хранятся старые документы, как дает определение словарь. Это комплексное учреждение с научным уклоном, у которого несколько направлений работы.

Государственный архив Магаданской области состоит из 4 отделов. Они перекликаются с определением архива, данным в Федеральном законе, что это учреждение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Вот по этим направлениям у нас отделы и работают.

Что из себя представляют эти отделы?

– Один из основных отделов – отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, который приступает к работе с документами, когда они еще находятся в организации. Этот отдел занимается анализом учреждений, организаций, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих свою деятельность на территории области, на предмет наличия у них каких-либо ценных документов, которые бы имели определенную значимость, ценность, и формирует на основании определенных критериев так называемый список организаций, документами которых потом будет пополняться архив. В этом списке порядка 250 организаций, с которыми у нас заключено соглашение о сотрудничестве. Работники архива оказывают им консультации по делопроизводству и архивному делу, помогают составлять номенклатуры, описи, положения и инструкции. Широкий объем работы проводится непосредственно в организациях. Наши сотрудники помогают формировать документы в дела, проводят их экспертизу – убирают ненужные, прошивают, в общем, готовят красивые в корочках документы, чтобы на вечное хранение в установленный срок они к нам пришли уже готовыми.

Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий. Специалисты отдела осуществляют прием документов, размещение в архивохранилищах, все это регистрируют, картонируют, то есть формируют дела в специальные архивные коробки. Все мероприятия проводятся в соответствии с требованиями к хранению, чтобы не попадал свет, и можно было обеспечить сохранность текста на документе. Потому как на старых документах цвета и буквы буквально выгорают – идет затухание текста. Данный отдел отслеживает соблюдение температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и противопожарных режимов, отвечает за автоматизацию архивной работы.

Кроме того, специалисты отдела занимаются изучением архивных документов, за сохранность которых они отвечают. Готовят на их основании различные статьи, публикации к каким-то юбилейным датам, значимым событиям. Проводят проверку наличия документов и их состояния. С поврежденными документами впоследствии проводятся ремонтные работы, реставрация.

Еще один из ключевых отделов, работа которого видна со стороны нашему населению – это отдел использования и публикации архивных документов. Этот отдел обеспечивает работу читального зала, где оборудованы несколько выставок, два автоматизированных рабочих места.

У нас внедрена комплексная информационная система, куда подгружаются оцифрованные образы документов, в читальном зале можно с ними ознакомиться. Здесь поиск можно осуществлять по каким-либо ключевым словам, а не листая документы в бумажном виде.

Помимо читального зала, также данным отделом обеспечивается работа выставочного зала, где размещена постоянно действующая выставка – «Магаданская область: Вехи истории». На ней представлены уникальные фотографии и копии документов, отражающие самые первые шаги молодой области, история геологического освоения территории, тяжелые условия подневольного труда, героический подвиг колымчан в тылу и на фронте в годы Великой Отечественной войны, интересные факты послевоенных лет.

Также в отделе у нас работают специалисты, которые занимаются наиболее сложной категорией запросов – тематических, не связанных с трудовыми отношениями граждан. Например, имущественных, биографических и генеалогических. Кроме того, специалистами отдела готовятся на основании архивных документов различные издания. За время деятельности издано 56 справочников и сборников. Самый известный из них – «Календарь знаменательных и памятных дат Магаданской области».

Четвертый отдел имеет большое значение для обычных людей…

– Отдел обеспечения сохранности документов по личному составу и исполнению социально-правовых запросов вмещает в себя функции всех предыдущих, но по другой категории дел. Они работают с документами, отражающими трудовые отношения работника с работодателем. Эта категория не входит в состав документов Архивного фонда, которые подлежат вечному хранению. Они хранятся 75 лет и попадают к нам в случае, если организация прекратила свою деятельность.

Этот отдел занимается исполнением запросов, которых ежегодно поступает около 6 000 со всего мира. В основном они связаны с пенсионным обеспечением. Людям требуется подтверждение стажа, предоставление сведений о зарплате. Также отдел осуществляет личный прием граждан, в прошлом году принято 1100 человек.

2018 год был юбилейным для всех архивистов. Подводя его итоги, что бы вам хотелось отметить?

– В прошлом году отмечалось 100-летие Государственной архивной службы России. С начала года мы были вовлечены в различные областные и городские мероприятия, в рамках которых старались показать и рассказать о том, что из себя представляет архив.

Например, наше учреждение принимало участие в областном форуме «Стратегия: стабильность и развитие». У нас была оформлена палатка, а также тематическая фотозона с различными антикварными предметами 50-60-х годов прошлого века, которая привлекала присутствующих. Люди подходили, фотографировались, интересовались работой архива, участвовали в исторической викторине.

Также мы приняли участие в Международной научно-практической конференции «От пергамента к цифре», которая проходила в городе Казани. В рамках конференции архивисты разных стран, а также работники, связанные с делопроизводством различных учреждений, делились опытом внедрения современных технологий.

Ну и самое главное, в конце мая мы провели торжественное мероприятие, посвященное столетию государственной архивной службы России, с участием творческих коллективов нашего региона. Нами была подготовлена выставка и раздаточный материал об архивных учреждениях области. Также к этому мероприятию мы приурочили нашу традиционную коллегию – встречу областных архивистов со всех районов.

Сколько особо ценных документов хранится в архиве? Какой документ самый старый из тех, что у вас находятся?

– Всего на различных типах носителей у нас хранится свыше 600 000 документов. Это не только бумажные, но и фото- и кинодокументы. Особо ценных из них около 8 000. К ним относятся документы, которые имеют непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования. Под эту категорию у нас в основном попадают документы по истории освоения Дальнего Востока по тресту «Дальстрой».

Безусловно, особую ценность представляют метрические церковные книги за 1831-1923 годы.

Самый старый документ, который у нас хранится – Евангелие первой половины 19 века на якутском языке, отпечатанное типографским способом в Московской типографии. Их было всего несколько экземпляров, одно из них находится у нас. Оно очень интересно сделано – большая книга в обложке с позолотой.

Есть ли у вас секретные документы?

– Их порядка 20 с лишним тысяч. Раньше было около 25 000. Ежегодно рассекречивалось порядка 700-800 дел. В основном, такая категория дел поступала к нам от партийных органов в начале 90-х годов. Также документы имеют определенный срок засекречивания от ряда органов государственной власти.

Когда они станут доступны?

– По истечении 35 лет они подлежат экспертизе на предмет – стоит их открывать или нет. Существует определенная межведомственная комиссия по рассекречиванию архивных документов, куда входят представители нашего архива, органов ФСБ, УМВД, а также представителей той организации, в чьей деятельности эти документы образовались.

Таким документам мы обеспечиваем должный уровень сохранности. Выполняются определенные требования к охранному режиму, доступ к помещениям имеет ограниченный перечень лиц. С этой категории дел имеют право знакомиться пользователи читального зала, имеющие оформленный в установленном порядке допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

Как можно обратиться в архив за необходимой информацией?

– Мы ведем прием запросов через несколько основных каналов. С понедельника по четверг мы принимаем посетителей непосредственно в Государственном архиве Магаданской области, время приема: с 9 до 12.00.

Можно направить запрос почтой по адресу: 685000, г. Магадан, проспект Карла Маркса, 60. Также мы принимаем запросы по электронной почте, факсу 62-80-33. Достаточно набрать в поисковике: «Магадан архив», высвечивается наш электронный адрес, по нему можно направить полноценный запрос – пишется заявление в произвольной форме, в котором излагается то, что конкретно нужно: подтвердить определенные сведения, предоставить справку о заработной плате и т.д.

Вы стали директором Государственного архива Магаданской области сравнительно недавно, что изменилось за время вашего руководства?

– В эту должность я вступил в конце ноября 2017 года, пришел из органа управления архивным делом региона, где работал более 10 лет.

Что изменилось? Нам удалось заявить о себе на новых площадках города. В этом году планируем провести что-то вроде «Ночи в музее», рассказать, что представляет из себя архив широкой аудитории. Мы несколько перестроили свою работу, стали более открытыми. Это раньше было несвойственно архиву.

Насколько охотно молодежь идет работать в архив?

– Издавна архивы «славились» невысоким уровнем оплаты труда, поэтому молодые люди, которые приходили к нам, надолго здесь не задерживались. Поработав немного, они уходили в другие организации за большей зарплатой.

Но государственная политика в сфере архивного дела, проводимая в последние годы, помогла изменить ситуацию. Сейчас зарплата выровнялась, стала на уровне средней по региону, поэтому молодежи у нас работает много. Как такового кадрового голода нет. Если только не говорить о профессиональном, связанном с отсутствием в региональных учебных заведениях направлений подготовки в области архивоведения и делопроизводства.

Сейчас в Государственном архиве Магаданской области трудится сообщество из 35 творческих единомышленников. Это непосредственно специалисты по архивному делу. Из штата выведены все непрофильные функции – уборка помещений, охрана и т.д.

Какие задачи стоят перед Государственным архивом Магаданской области на текущий год?

– Основная задача – ускорить процесс ввода в эксплуатацию новых помещений. Ежегодно архив пополняется новыми документами, а осуществлять их прием практически некуда. Тем более, что, прежде чем принимать документы, необходимо провести очень много подготовительных мероприятий, в частности связанных с пожарной безопасностью.

К важным задачам относится проведение «Дня открытых дверей» к юбилею города Магадана, где мы хотим попробовать представить наше учреждение в новом формате.

Особый акцент в этом году у нас сделан на оцифровку архивных описей, чтобы закончить пополнение нашего справочного аппарата сведениями о хранящихся документах.

Ну и главная задача на все времена – обеспечивать сохранность архивных документов на должном уровне.

Елена Кухтина. Газета «Вечерний Магадан», № 7, 13.02.2019. С. 16-17. 



Развернуть Свернуть