Меню

Информационные ресурсы Магаданской области
Размер шрифта
A A A
Цвет сайта
Ц
Ц
Изображения

Показатели основных направлений и результатов деятельности архивного отдела администрации Хасынского городского округа за 2018 год

12.02.2019 09:06
1


Архивный отдел администрации Хасынского городского округа в основу своей деятельности в 2018 году положил реализацию Закона об Архивном деле в Российской Федерации, решения и постановления Правительства Российской Федерации, приказы Росархива, приказы и решения архивного агентства департамента административных органов Магаданской области, постановления и распоряжения администрации Хасынского городского округа.

Работа архивного отдела выполнялась по следующим направлениям:

  • - обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации;
  • - государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации. Создание и развитие НСА к документам архива;
  • - формирование Архивного фонда Российской Федерации;
  • - предоставление информационных услуг и использование документов;
  • - повышение квалификации.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив находится в здании администрации Хасынского района на 1 этаже и располагает тремя комнатами, в которых находятся: архивохранилище, кабинет отдела. В архивохранилище установлены металлические шкафы общей протяженностью 385,4 пог. м. В архивном отделе хранится управленческая документация на бумажной основе 47 организаций за 1954-2017 гг. в количестве 8777 единиц, документы по личному составу на бумажной основе 60 организаций за 1932-2016 гг. в количестве 9445 единиц и фотодокументы в количестве 224 единиц. Всего в архивном отделе 107 фондов, 18446 единиц.

В архиве установлена пожарная сигнализация, соблюдается температурно-влажностный режим. Документы размещаются в закрытых металлических шкафах. Имеются свободные доступы со всех сторон. Металлические шкафы удалены от стен на расстоянии 70 см. Помещения обеспечены десятью огнетушителями. Имеется запасный выход. Архивохранилище загружено на 95%. Высота хранилища более 2,25 см. Для защиты документов от действия света и пыли документы укладываются в архивные коробки. Проведена проверка наличия и состояния 1 фонда документов постоянного хранения Р-43 Администрация поселка Палатка в количестве 466 единиц. Количество дел увеличилось на 5 единиц, так как в течение года было приняты: договоры передачи квартир в собственность граждан (4 дела), документы ликвидационной комиссии (1 дело). Итого в фонде числится 471 единица. Подшито 40 единиц документов по личному составу и 274 единиц постоянного хранения. Параллельно с проверкой наличия документов архивных фондов проводится работа по размещению документов в хранилище согласно правилам их размещения, очистка документов от пыли, что также обеспечивает их сохранность.

2. Государственный учет документов Архивного фонда РФ. Создание и развитие НСА к документам архивов.

Основными учетными документами в архиве являются:

  • - книга учета поступлений документов;
  • - список фондов;
  • - лист фондов;
  • - опись дел;
  • - сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
  • - дела фондов.

В отделе ведутся книги учета документов постоянного хранения и документов по личному составу, в конце года делается итоговая запись о количестве поступивших документов. Составляются акты приема-передачи документов в архивный отдел, листы проверки, внутренние описи документов, находящихся в деле, что облегчает поиск запрашиваемых сведений, исторические справки, списки фондов документов постоянного хранения и по личному составу. Вносятся изменения в учетные данные. Ведутся дела фондов. В 2018 году в БД «Архивный фонд» - 4-я версия заполнены все обязательные поля по 2 фондам: в разделе «Опись», в разделе «Фонд», в разделе «Учет единиц хранения и единиц учета», в разделе «Учет единиц хранения и единиц учета» введено 523 записи - это заголовки дел по фонду постоянного срока хранения: 471 ед. по фонду Р-43 – Администрация поселка Палатка (было запланировано 466 ед.) и 52 ед. по личному составу фонда Л-1 – Исполнительный комитет Хасынского районного Совета народных депутатов.

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Ведется работа по выявлению ликвидированных организаций, о местонахождении документов по личному составу и постоянного хранения и по их передаче в архивный отдел на хранение.В течение отчетного периода оказывалась методическая и практическая помощь, давались консультации организациям.

4. Предоставление информационных услуг и использование документов.

В центре внимания остается вопрос по исполнению запросов. В 2018 году исполнено 806 запросов. Предоставлено 871 копия документов по 279 запросам на 1083 листах. Использовано для исполнения запросов 11785 дел. Обслужено 26 пользователей, выдано для работы 248 дел и отснято 54 копии документов на 248 листах. Проведено 8 встречных проверок с КС в Хасынском районе ГУ-УПФР в г. Магадане Магаданской области. Организация работы пользователей проводится в соответствии с правилами их работы с архивными документами. Ведется журнал учета пользователей и описываются документы, которые были выданы для работы, документы выдаются и возвращаются под роспись. После окончания работы документы просматриваются полистно, проведена полистная проверка всех дел, выдаваемых пользователям для работы. Пользователи работают с документами в присутствии работников архива. Каждый пользователь заполняет анкету, организация направляет в наш адрес письмо о предоставлении документов для работы. Граждане пишут заявления. Письма и заявления согласовываются с главой администрации.

Начальник архивного отдела - А.М. Горбунова.



Развернуть Свернуть